פורטל ספקים ולקוחות: למה לפתוח את המערכת החוצה

מה זה פורטל, במילים פשוטות

פורטל הוא חלון למערכת שלכם שמראה לאדם מבחוץ רק את מה שנוגע לו. הלקוח רואה את ההזמנות שלו, הספק רואה את ההזמנות שהוא צריך לספק, הדייר רואה את התקלות שדיווח. הם לא רואים זה את זה, ולא רואים את המחירים והתהליכים הפנימיים. הם יכולים לקרוא, ובמקומות שהגדרתם, גם לעדכן.

מה זה חוסך

בלי סיסמה, ובכל זאת בטוח

הסיבה שפורטלים לא תפסו בעסקים קטנים היא ההרשמה: אף לקוח לא יפתח חשבון עם סיסמה כדי לראות הזמנה. הפתרון הוא קישור אישי עם טוקן: כתובת ייחודית לכל אדם, שמובילה ישירות למסך שלו. הקישור נשלח בוואטסאפ או במייל, ואפשר לבטל אותו בכל רגע. מי שלא אמור לראות, לא מקבל קישור.

שלושה כללים להרשאות

1. כל אחד רואה רק את השורות שלו. לקוח רואה הזמנות שהשדה "לקוח" שלהן הוא הוא. לא צריך יותר מזה.
2. כל אחד רואה רק את העמודות שנוגעות לו. הספק רואה כמות ומועד, לא את מחיר המכירה ללקוח.
3. כתיבה רק היכן שזה עוזר לכם. דיווח תקלה, העלאת תעודה, אישור הצעה. לא עריכה חופשית.

המלכודת של המחיר

ברוב מערכות הניהול משתמש חיצוני נספר כמשתמש. עסק עם 200 לקוחות לא יפתח פורטל שעולה $10 ללקוח. לפני שבוחרים מערכת, בדקו איך היא סופרת אנשים בפורטל. ב-TaskLite הם לא נספרים בכלל, וזו ההחלטה שהופכת את הפורטל למעשי גם לוועד בית עם 12 דיירים וגם לחברה עם 500 לקוחות.

מאיפה מתחילים

מהשאלה שאתם עונים עליה הכי הרבה פעמים ביום. אם זה "מתי המשלוח", פורטל לקוחות על לוח ההזמנות. אם זה "יצא התשלום", פורטל ספקים על לוח החשבוניות. פורטל אחד, שבועיים, ותראו כמה הודעות נעלמו. דוגמאות מלאות בדפי ניהול נכסים להשכרה וועד בית.