טפסים דיגיטליים לעסק: מהטופס ועד המשימה

שבעת הטפסים שכל עסק קטן צריך

למה Google Forms נתקע

Google Forms מצוין לסקר. לעסק הוא נעצר במקום הלא נכון: התשובות נוחתות בגיליון, וממנו מישהו צריך להעביר אותן ידנית למקום שבו העבודה קורית. אין קישור ללקוח קיים, אין סטטוס, אין אחראי, אין תזכורת. הטופס הדיגיטלי הפך את הנייר לדיגיטלי, אבל השאיר את ההקלדה הכפולה.

טופס שהוא כניסה למערכת

הגישה הנכונה: הטופס הוא הפנים הציבוריים של לוח במערכת. כל שדה בטופס הוא שדה בלוח, וכל שליחה היא שורה חדשה. משם האוטומציות עושות את השאר: מקשרות ללקוח לפי טלפון, מקצות אחראי לפי סוג, שולחות אישור לממלא ומזכירות אם לא טופל. אין העתקה, אין "לא ראיתי את המייל".

עשר דקות להקמת טופס תקלות

1. לוח "תקלות" עם שדות: מיקום, תיאור, תמונה, דחיפות (נמוכה, רגילה, דחוף), סטטוס, אחראי.
2. טופס ציבורי על הלוח: בוחרים אילו שדות הממלא רואה (לא סטטוס ולא אחראי).
3. אוטומציה: תקלה חדשה בדחיפות "דחוף" מקצה לאחראי התורן ושולחת לו וואטסאפ.
4. אוטומציה: שינוי סטטוס ל"טופל" שולח לממלא הודעה עם תודה.
5. הקישור לטופס נשלח ללקוחות או מודבק בפורטל. סיימתם.

מה לבדוק כשבוחרים כלי טפסים

• עברית מימין לשמאל בטופס עצמו, לא רק בתוויות. הטופס הוא מה שהלקוח רואה.
• סוגי שדות: תאריך, טלפון, קובץ, בחירה, חתימה. טופס עם 12 סוגי שדות מכסה כמעט הכל.
• שליחה בלי התחברות. לקוח לא ירשם כדי לדווח תקלה.
• קישור לרשומה קיימת, למשל זיהוי לקוח לפי טלפון.
• מה קורה אחרי: אוטומציה, אחראי, סטטוס, בלי כלי ביניים.
• הטמעה באתר או קישור עצמאי, לפי הצורך.

ב-TaskLite

כל לוח יכול לקבל טופס ציבורי עם 12 סוגי שדות וכתובת משלו, בלי התחברות, מימין לשמאל. השליחה יוצרת שורה בלוח והאוטומציות ממשיכות משם. טופס יצירת הקשר באתר הזה עצמו הוא טופס כזה. הפירוט בעמוד היכולות.