תהליך אישורים בארגון קטן, בלי מיילים
"שלחתי לך מייל על זה לפני שבוע." זה המשפט שמסמן ארגון שמנהל אישורים בדואר. הזמנת רכש שמחכה למנכ"ל, חופשה שאושרה בעל פה ולא נרשמה, הוצאה שאף אחד לא זוכר מי אישר. המדריך מראה איך תהליך אישור נראה כשהוא חי במערכת, ולא בתיבת הדואר של מישהו.
למה מייל הוא המקום הכי גרוע לאישור
- אין סטטוס. "נשלח" זה לא "נקרא", ו"נקרא" זה לא "אושר".
- אין תור. עשרה מיילים של אישורים נבלעים בין מאה אחרים.
- אין רישום. שנה אחר כך, מי אישר את ההוצאה הזאת? חפשו בארכיון.
- אין תנאים. הוצאה של ₪200 והוצאה של ₪20,000 עוברות את אותו מסלול, או אף מסלול.
שלושת התהליכים שכל ארגון קטן צריך
| תהליך | מגיש | מאשרים | תנאי |
|---|---|---|---|
| הזמנת רכש | כל עובד | מנהל ישיר, ומעל ₪5,000 גם מנכ"ל או גזבר | סכום |
| חופשה | העובד | מנהל ישיר | מעל 5 ימים גם משאבי אנוש |
| החזר הוצאות | העובד עם קבלה | מנהל ישיר, ואז הנהלת חשבונות לתשלום | קבלה מצורפת |
שימו לב לעמודת התנאי. זה ההבדל בין תהליך שמכבד את הזמן של המנכ"ל לבין תהליך שהוא צוואר בקבוק. רוב הבקשות צריכות מאשר אחד. המערכת צריכה לדעת מתי להוסיף שני.
איך תהליך אישור נראה במערכת
הגשה
העובד ממלא טופס קצר מהטלפון: מה, כמה, למה, וקובץ אם צריך. הבקשה נכנסת ללוח בסטטוס "הוגש" ומופיעה אצל המאשר הראשון, עם התראה.
אישור
המאשר רואה את הבקשה עם כל הפרטים, ולוחץ אשר או דחה, עם הערה. אם הסכום עובר את הסף, הבקשה ממשיכה אוטומטית למאשר השני. אם המאשר לא הגיב יומיים, תזכורת, ואחרי ארבעה ימים הסלמה למחליף.
ביצוע ותיעוד
בקשה שאושרה הופכת למשימה למי שמבצע: להזמין, לשלם, לעדכן יומן חופשות. כל שלב נרשם עם שם, תאריך ושעה. בסוף השנה יומן האישורים הוא הדוח לביקורת.
חמישה כללים שלמדנו מארגונים
- מאשר אחד כברירת מחדל. כל מאשר נוסף מכפיל את זמן ההמתנה.
- סף ברור לשלב שני. סכום, ימים או סוג. לא "לפי שיקול דעת".
- מחליף לכל מאשר. חופשה של המנהל לא עוצרת את הארגון.
- דחייה עם סיבה. בקשה שנדחתה בלי הסבר חוזרת כבקשה חדשה.
- הכל בטופס, כלום בהודעה. אם זה לא בטופס, זה לא הוגש.
ב-TaskLite
מנוע האישורים מאפשר להגדיר לכל לוח תהליך רב-שלבי עם תנאים, מחליפים, תזכורות והסלמה, ומחבר את הבקשה שאושרה למשימה, ליומן החופשות או ללוח ההוצאות. את התהליך מגדירים בעצמכם, בלי קוד, ואפשר להתחיל מתהליך אחד ולהוסיף. יש דוגמה מלאה בדף מערכת ניהול לעמותה, שבו אישור הוצאות הוא לב העניין.
שאלות נפוצות
- האם המאשר חייב להיכנס למערכת כדי לאשר?
- הוא מקבל התראה במייל או בוואטסאפ עם קישור ישיר לבקשה, ומאשר משם בלחיצה. הכניסה למערכת היא לחיצה אחת, לא הליך.
- אפשר לאשר בשם מישהו אחר?
- כן, למי שהוגדר כמחליף, וזה נרשם ביומן כאישור בשם. אי אפשר לאשר בשם מישהו בלי שההרשאה הוגדרה מראש.
- מה אם התהליך שלנו שונה מהדוגמאות?
- הדוגמאות הן נקודת התחלה. השלבים, המאשרים והתנאים מוגדרים לכל לוח בנפרד, ואפשר לשנות אותם בכל רגע.