מערכת ניהול לעמותה שמחזיקה את הקהילה, לא רק את הכספים

מה עמותה צריכה, ומה היא לא

עמותה לא צריכה CRM של חברת מכירות, ולא הנהלת חשבונות (זו נשארת אצל רואה החשבון). היא צריכה לדעת בכל רגע שלושה דברים: מי האנשים שלה ומה הקשר שלהם אליה, מה נכנס ומה הובטח, ומה קורה השבוע. ומאחורי הכל, מי אישר מה, כי ועד עונה לחברים ולרשם העמותות.

הלוחות

שדה rollup בלוח האנשים מסכם לכל אדם כמה תרם השנה וכמה עדיין פתוח מהתחייבויות. הגזבר לא מחזיק את זה בראש.

תהליכים שנפתרים

התחייבות שלא שולמה

אוטומציה עוברת כל שבוע על התחייבויות שעבר מועדן ושולחת תזכורת מנומסת בוואטסאפ או במייל, עם קישור לתשלום. הגזבר מקבל רשימה של מי שלא הגיב אחרי שתי תזכורות, ורק אז מרים טלפון.

הרשמה לאירוע

קישור לטופס ציבורי נשלח לקהילה. כל הרשמה נכנסת ללוח הנרשמים, מתקשרת לאדם הקיים לפי טלפון, ומעדכנת את מונה המשתתפים באירוע. ביום האירוע רשימת השמות בטלפון של מי שבכניסה.

אישור הוצאה

חבר ועד מגיש בקשה עם קבלה מהטלפון. הבקשה עוברת ליו"ר ולגזבר לאישור, כל אחד בתורו, וכל אישור נרשם עם שם ותאריך. בסוף השנה יש יומן אישורים מסודר לביקורת.

מתנדבים ותורמים לא עולים כסף

רק חברי הוועד והצוות שעובדים במערכת נספרים כמשתמשים, ב-$3 לחודש כל אחד. מתנדבים שמעדכנים משמרת בפורטל, תורמים שממלאים טופס ומשתתפים שנרשמים לאירוע לא צריכים חשבון ולא נספרים. עמותה עם ועד של חמישה אנשים משלמת $15 בחודש. הפירוט במחירון.

גם לבית כנסת

אותו מבנה מתאים לבית כנסת: מתפללים במקום חברים, עליות והתחייבויות במקום תרומות, ולוח אירועים לשמחות ולשיעורים. מוסיפים לוח מקומות ישיבה לימים הנוראים, והמערכת יודעת מי יושב איפה ומי שילם.