ניהול פרויקטים לעסק קטן: 7 תצוגות ומתי כל אחת מתאימה

הכלל: התצוגה עוקבת אחרי סוג העבודה

יש שלושה סוגי עבודה בעסק קטן. עבודה שוטפת בלי סוף (פניות, תקלות, הזמנות), תהליך עם שלבים (מכירה, גיוס, הפקה), ופרויקט עם התחלה, סוף ותלויות (שיפוץ, השקה, אירוע). לכל סוג יש תצוגה שנולדה בשבילו, ושתיים-שלוש שעוזרות.

שבע התצוגות

שלוש דוגמאות

סטודיו לעיצוב: קנבן לתהליך, גאנט לפרויקט הגדול

העבודה השוטפת, עשרות משימות קטנות ללקוחות בריטיינר, רצה בקנבן: לביצוע, בעבודה, לאישור לקוח, הסתיים. פעם בשנה יש פרויקט מיתוג של שלושה חודשים, והוא מקבל גאנט עם תלויות. אותו לוח, שתי תצוגות, כל אחד פותח את שלו.

קבלן שיפוצים: לוח שנה לצוותים, מטריצה לרווח

מי עובד איפה מחר נראה בלוח שנה לפי צוות. בסוף החודש, מטריצה של עבודה מול חודש מראה כמה נגבה וכמה הוצא על חומרים לכל עבודה. את הטבלה פותחים רק כשמזינים.

הפקת אירועים: ציר זמן לכל האירועים, גאנט לאירוע

חמישה אירועים בשלושה חודשים על ציר זמן אחד מראים איפה השבועות העמוסים. כל אירוע בנפרד הוא גאנט קצר: ספקים, אישורים, הקמה. תצוגת כרטיסים לספקים עם תמונה ודירוג.

מה שחשוב יותר מהתצוגה

• סטטוסים שמשקפים את התהליך שלכם, לא את ברירת המחדל. "ממתין ללקוח" הוא סטטוס, לא הערה.
• שדה אחראי בכל פריט. פריט בלי אחראי לא מתקדם באף תצוגה.
• תאריך יעד רק למה שיש לו יעד. תאריך מומצא גרוע מבלי תאריך.
• תת-משימות במקום פריטים ענקיים. "לבנות אתר" הוא פרויקט, לא משימה.

ב-TaskLite

כל לוח מגיע עם שבע התצוגות, וכל משתמש בוחר את שלו. אותם נתונים, ובלי תשלום נוסף על גאנט או על ציר זמן. תלויות, תת-משימות ותבניות כלולות. הפירוט בעמוד היכולות, והשוואה למחירי הכלים המקובלים בTaskLite מול Monday.