מעבר ממערכת ניהול אחת לאחרת בלי לאבד נתונים

שלב 0: להחליט מה לא עובר

לפני שמייצאים משהו, עוברים על הלוחות ושואלים על כל אחד: מתי נגעו בו לאחרונה? לוח שלא עודכן חצי שנה לא עובר. הוא מיוצא לקובץ, נשמר בתיקיית ארכיון, וזהו. בדרך כלל שליש מהלוחות נופלים כאן.

שלב 1: ייצוא

• אקסל / Google Sheets: הקובץ עצמו. לוודא שהשורה הראשונה היא כותרות, ושאין תאים ממוזגים.
• Monday: לכל לוח, תפריט הלוח, Export board to Excel. עמודות אנשים ותאריכים מיוצאות כטקסט.
• Airtable: לכל טבלה, תפריט התצוגה, Download CSV. שדות מקושרים מיוצאים כשמות.
• Trello: תפריט הלוח, Print and export, Export as CSV (בתוכניות בתשלום) או JSON.
• קבצים מצורפים: ברוב הכלים לא מיוצאים אוטומטית. להוריד ידנית את החשובים.

שלב 2: ניקוי בקובץ

1. למחוק שורות ריקות ושורות "בדיקה".
2. לאחד עמודות כפולות ("טלפון" ו"נייד").
3. לנרמל טלפונים לפורמט אחד. זה השדה שהכי הרבה תלוי בו: קישור ללקוח, וואטסאפ, זיהוי בטפסים.
4. לנרמל סטטוסים: "בוצע", "הסתיים" ו"סגור" הופכים לאחד.
5. לוודא שתאריכים הם תאריכים ולא טקסט, ובפורמט אחד.

שלב 3: מבנה במערכת החדשה

לא לשחזר את המבנה הישן אחד לאחד. זה הרגע לתקן מה שהפריע: לוח שהיה צריך להיות שניים, שדה טקסט חופשי שהיה צריך להיות רשימה, קישור בין לקוחות להזמנות שלא היה. ב-TaskLite אפשר לתאר את המבנה ל-AI Architect ולקבל אותו מוכן, כולל השדות המקושרים, ואז לייבא.

שלב 4: ייבוא, לפי סדר התלות

קודם הלוחות שאחרים מצביעים עליהם: לקוחות, עובדים, מוצרים. אחר כך מה שמצביע עליהם: הזמנות, משימות, תשלומים. בייבוא ממפים כל עמודה בקובץ לשדה בלוח, ושדות מקושרים מזוהים לפי שם או טלפון. מייבאים לוח אחד, בודקים עשר שורות, ורק אז את הבא.

שלב 5: מה שלא מיוצא

• אוטומציות. רושמים אותן לפני המעבר, ומקימים מחדש רק את אלה שבשימוש. בדרך כלל שלוש עד חמש.
• תצוגות ופילטרים. שתיים-שלוש לכל לוח, לא יותר.
• הרשאות. מי רואה מה. עדיף להתחיל מצומצם ולפתוח.
• הערות ותגובות. ברוב הכלים לא מיוצאות. את החשובות מעתיקים ידנית לשדה הערות.

שלב 6: שבוע במקביל

שבוע אחד עובדים בשתי המערכות, כשהחדשה היא המקור והישנה לקריאה בלבד. כל מה שחסר מתגלה בשבוע הזה, ואפשר לתקן בלי לחץ. ביום השמיני מבטלים את המנוי הישן, אחרי ייצוא אחרון לארכיון.

הצ׳קליסט להעתקה

1. רשימת לוחות: עובר / ארכיון.
2. ייצוא כל לוח שעובר, וקבצים מצורפים חשובים.
3. ניקוי: כפילויות, טלפונים, סטטוסים, תאריכים.
4. מבנה חדש, מתוקן, במערכת החדשה.
5. ייבוא לפי סדר תלות, עם בדיקה של עשר שורות אחרי כל לוח.
6. רשימת אוטומציות, תצוגות והרשאות להקמה מחדש.
7. שבוע במקביל, המערכת החדשה היא המקור.
8. ייצוא אחרון לארכיון וביטול המנוי הישן.