איך לבנות מערכת ניהול לעסק בשיחה עם AI

מה AI Architect עושה, ומה לא

AI Architect הוא שיחה בתוך TaskLite. אתם מספרים על העסק, והוא מקים פרויקט: לוחות (טבלאות) עם שדות מהסוג הנכון, קישורים בין הלוחות, תצוגות, טפסים ואוטומציות ראשונות. הוא לא ממציא פיצ׳רים שאין במערכת, ולא כותב קוד. הוא מסדר את היכולות הקיימות סביב התהליך שלכם.

מה לכתוב בשיחה

תיאור טוב עונה על ארבע שאלות. לא צריך יותר משמונה-עשר משפטים.

1. מה העסק עושה ולמי. "סטודיו לצילום אירועים, לזוגות ולחברות."
2. מה הישויות. "לקוחות, אירועים, צלמים, ציוד."
3. מה התהליך. "פנייה, פגישה, הצעה, חתימה, צילום, עריכה, מסירה."
4. מי עוד נוגע בזה. "הלקוח צריך לאשר את ההצעה ולראות מתי המסירה. הצלמים הפרילנסרים צריכים לראות רק את האירועים שלהם."

שלושה תיאורים שעבדו

שיפוצניק

אני שיפוצניק עם שני עובדים. מקבל פניות בטלפון, נותן הצעת מחיר, ואם מאשרים, עובד כמה ימים עד שבועות. קונה חומרים לכל עבודה. רוצה לדעת כמה הרווחתי בכל עבודה אחרי חומרים ושעות, ומה מצב העבודות הפתוחות.

התוצאה: לוח לקוחות, לוח עבודות עם סטטוס (פנייה, הצעה, אושר, בביצוע, הסתיים) ומחיר, לוח חומרים מקושר לעבודה, דיווח שעות לעובדים, ושדה רווח מחושב לכל עבודה. תצוגת קנבן לעבודות ודשבורד רווח לחודש.

סוכנות דיגיטל

סוכנות של חמישה אנשים. לקוחות בריטיינר חודשי, לכל לקוח משימות שוטפות ופרויקטים חד-פעמיים. רוצים שהלקוח יראה את הסטטוס בלי להתקשר, ושנדע כמה שעות השקענו בכל לקוח לעומת מה שהוא משלם.

התוצאה: לקוחות עם סכום ריטיינר, פרויקטים ומשימות מקושרים ללקוח, מעקב זמן על משימות, rollup של שעות לכל לקוח מול הריטיינר, ופורטל ללקוח שמראה משימות פתוחות וסגורות בלי סיסמה.

עמותה

עמותה עם 300 תורמים ו-40 מתנדבים. צריכים לעקוב אחרי תרומות והתחייבויות, לנהל אירועי התרמה עם הרשמה, ולשבץ מתנדבים למשמרות. הוועד צריך לאשר הוצאות.

התוצאה מתוארת בפירוט בדף מערכת ניהול לעמותה.

אחרי הבנייה: לתקן, לא להתחיל מחדש

המערכת שנבנתה היא נקודת התחלה, לא מוצר סופי. בשבוע הראשון תגלו סטטוס שחסר, שדה מיותר, תצוגה שהצוות מעדיף. כל אלה משנים בלחיצות בתוך הלוח, בלי לחזור לשיחה. הכלל: לעבוד שבוע עם מה שנבנה לפני שמשנים, כי חלק ממה שנראה חסר מתברר כמיותר.

מה עם הנתונים הקיימים

אחרי שהמבנה קיים מייבאים מאקסל: לקוחות, עבודות, מלאי. הייבוא ממפה עמודות לשדות, והשדות המקושרים מזוהים לפי שם. אם הנתונים היום מפוזרים בין כמה קבצים, זה הרגע לאחד אותם, ורוב העסקים מגלים שחצי מהעמודות באקסל לא היו בשימוש.

ואם אתם עובדים עם Claude

אותה יכולת זמינה גם מתוך Claude: מחברים את TaskLite כמחבר, ומתארים את העסק בשיחה ב-Claude. המערכת נבנית ב-TaskLite, ואפשר להמשיך לעבוד עליה משני הצדדים. הפרטים בדף TaskLite ו-Claude.